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Arkevia: le coffre-fort virtuel sécurisé des salariés

Le juillet 4, 2022
espace sécurisé sur Arkevia

Arkevia est un coffre-fort électronique accessible partout et sécurisé, en respectant les réglementations en vigueur. Il vous permet de retrouver vos documents en permanence depuis n’importe où, à partir du moment où vous disposez d’une connexion internet.

Il est conçu pour que votre employeur puisse vous fournir des bulletins de salaires dématérialisés et autres documents en rapport avec votre emploi dans son entreprise, de façon sûre et sans perte de valeur légale. Mais il offre aussi d’autres fonctionnalités qui en font une solution intéressante d’archivage de vos documents sensibles.

Afin de voir tous les avantages de l’utilisation d’un tel procédé, il faut comprendre le fonctionnement général des coffres-forts numériques et les intérêts qu’ils représentent. Ensuite, vous pourrez découvrir les conditions d’utilisation du coffre-fort Arkevia et la façon dont vos données sont protégées contre les vols, pertes et dégradations.

Vous trouverez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la solution de coffre-fort virtuel sécurisé pour les salariés Arkevia par Cegedim SRH.

Coffre-fort virtuel : Le principe et les avantages

Un coffre-fort électronique est une solution de partage et d’archivage de vos documents internes et externes (fiches de paie, factures, contrats, notes de frais, etc.). Dans un objectif de dématérialisation sécurisée de la gestion administrative de l’entreprise, c’est un outil indispensable. 

Le principe du stockage de documents dématérialisés

Le stockage des documents sensibles dans un coffre-fort numérique à plusieurs fonctions. Il sert à conserver des éléments documentaires aussi valables que des originaux papiers. Et il ouvre un accès aux salariés à leurs documents personnels partagés directement dans l’espace virtuel

Toutes les données y sont traitées en conformité avec les nouvelles normes RGPD et restent protégées contre les vols, les pertes et la détérioration. C’est ce qui le différencie des espaces de stockage classiques : il est ultra-sécurisé.

En effet, en deux étapes (le scellement numérique et l’archivage), il assure une sécurité renforcée pour vos documents stockés. Il préserve et vérifie régulièrement, par divers protocoles de sécurité et de signatures électroniques, la valeur juridique des documents, leur traçabilité, leur confidentialité et leur intégrité dans le temps.

Les avantages de l’utilisation d’un coffre-fort numérique

En premier lieu, c’est une solution de simplification du processus de conservation des documents issus de la gestion de l’entreprise. Le coffre numérique permet aussi d’optimiser le traitement des données en évitant les pertes de temps, de place et d’argent.

Dans le contexte actuel, où les enjeux écologiques sont importants, le recours à l’archivage électronique permet de remplir un objectif zéro papier facilement et sans contraintes supplémentaires.

De plus, les documents ainsi stockés sont récupérables depuis n’importe quel appareil : Smartphone, tablette, ordinateur. Cela ne nécessite qu’une connexion à internet. En outre, ils sont conservés pendant 50 ans, ce qui est largement au-delà des délais recommandés.

Les systèmes de numérisation des documents sous cette forme sont très sécurisés et vous font bénéficier de garanties contre le vol, la perte et la dégradation des données.

Fonctionnalités d’Arkevia

Arkevia est un coffre-fort numérique mis à disposition par l’entreprise CEGEDIM SRH. C’est un service qui permet à chaque salarié de recevoir et de stocker, à chaque échéance, son bulletin de paie au format PDF placé dedans par l’employeur. 

À qui s’adressent les solutions de coffre-fort numérique Arkevia ?

Pour les entreprises qui ont opté pour les solutions ressources humaines proposées par CEGEDIM, le coffre-fort virtuel Arkevia est un service complémentaire précieux. Il leur permet de distribuer les fiches de salaire directement dans l’espace personnel de chaque employé.

Votre employeur peut proposer la dématérialisation par défaut mais elle n’est obligatoire pour personne. L’employé qui la refuse par écrit peut recevoir ses documents sous forme papier, de façon traditionnelle.

En revanche, tout salarié qui n’a pas refusé la dématérialisation et qui a indiqué une adresse électronique valide, bénéficie automatiquement et gratuitement du service pour la conservation de ses documents relatifs à l’entreprise pour laquelle il travaille.

Un espace de stockage supplémentaire lui est aussi réservé pour y placer d’autres données. Ainsi, le bénéficiaire peut y archiver des documents d’identité, des diplômes ou autres justificatifs dont la sécurité sera garantie dans les mêmes conditions.

Mode d’emploi et conditions d’utilisation de MyArkevia

C’est en vous rendant sur la plateforme de MyArkevia que vous pouvez avoir accès aux documents qui y ont été placés. Pour commencer, il faut vous inscrire. Pour cela, rien de plus simple : indiquez vos identifiants et votre code secret, ils vous ont été fournis par votre employeur ou bien ils apparaissent sur votre fiche de paie.

Ensuite, vous allez devoir prendre connaissance et accepter les conditions de mise à disposition du bulletin de salaire par l’employeur, ainsi que les conditions générales d’utilisation d’Arkevia. Lorsque ce sera fait, vous aurez accès immédiatement à votre coffre-fort numérique.

Une capacité de stockage est déterminée pour chaque employé en fonction des besoins. Au sein de cet espace, vous pouvez ajouter gratuitement des documents personnels, les organiser, les classer et même les partager avec d’autres entités.

Cela vous permet de retrouver tous vos documents sensibles et justificatifs au même endroit très facilement si vous devez composer un dossier, par exemple. Et vous pouvez envoyer directement ledit dossier à l’organisation concernée, de façon sécurisée.

À chaque fois que votre employeur ajoute un document dans votre espace (bulletin de salaire, justificatif de remboursement de note de frais, avenant au contrat, etc.), vous recevez une notification par courrier électronique pour vous signaler qu’il est consultable et téléchargeable.

Lorsque vous changez d’employeur et que celui-ci bénéficie aussi du service Arkevia, vous pouvez gérer simplement les nouveaux bulletins depuis votre coffre-fort. Il vous suffit d’accepter une seconde fois les conditions de la convention de mise à disposition du bulletin de paie électronique.

Et si vous quittez l’entreprise pour une quelconque raison, vous gardez votre accès sécurisé et vos documents seront conservés pendant 50 ans, comme prévu.

Arkevia et la sécurité renforcée de vos données

Avec MyArkevia, vos documents sont stockés dans un espace sécurisé et respectant la réglementation sur le stockage et le traitement des données personnelles. Mais ce ne sont pas les seules conditions de sécurité qui caractérisent le coffre-fort virtuel.

sécurité numérique

La réglementation sur la dématérialisation des documents : Ce que dit la loi

Concernant les règlementations relatives aux RGPD, appelées aussi règlement européen sur la protection des données personnelles, elles sont applicables depuis le 25 mai 2018. Elles concernent les conditions de consentement, le droit à l’oubli et à la portabilité des données, dans toutes les circonstances.

Pour résumer, la loi RGPD encadre l’utilisation des données personnelles, par toutes les sortes d’organismes susceptibles d’en collecter, de quelque manière que ce soit. Ainsi, le traitement de ces informations doit être « licite, loyal et transparent ». 

Quant à la valeur juridique du bulletin de salaire dématérialisé, elle est conditionnée au respect de certaines règles :

  • L’employeur doit vous informer de son passage à la dématérialisation au moins un mois à l’avance, et vous avez le droit de le refuser
  • Les fiches de paie ainsi fournies doivent être disponibles pendant au moins 50 ans et jusqu’à vos 75 ans
  • Ils doivent être archivés de manière que leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité soit préservées
  • La remise au salarié doit être horodatée à date et heure précise et notifiée, afin d’éviter tout litige.

Ainsi, avec le coffre-fort virtuel Arkevia, s’ils contiennent les mêmes mentions obligatoires et respectent les mêmes exigences légales, les bulletins de paie en format numérique auront la même valeur juridique que la version papier.

Contrairement aux stockages numériques classiques, les coffres-forts électroniques doivent répondre à des exigences de sécurité spécifiques pour l’archivage des données sensibles. 

Des données gérées par vous seul

Vous êtes le seul à avoir accès aux données stockées sur votre espace personnel. Il n’y a que vous qui ayez la main dessus. La possibilité de désigner une personne de confiance en cas de problème existe, mais ce n’est pas obligatoire. Seul un tribunal compétent, ou un notaire en cas de décès, pourra faire lever la confidentialité de votre espace personnel à condition d’une motivation impérative. 

L’espace personnel dédié à chaque salarié est de 1Go, au sein duquel vous pouvez créer des répertoires, classer, consulter et archiver vos documents comme vous l’entendez.

Certains documents peuvent être déplacés vers la corbeille quand ils sont devenus obsolètes, mais le bouton supprimer ne doit pas être utilisé. Certains ne sont de toute façon pas supprimables, comme les bulletins de paie par exemple.

Antoine

Dès la fin de ses études, Antoine s'est lancé dans l'entrepreneuriat et a immédiatement réussi à faire sa place dans le domaine du marketing digital. Grâce à son agence, il fait profiter les entreprises de ses compétences en matière de visibilité web.

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