Gestion

Auto-entrepreneur : comment numéroter ses factures ?

Le octobre 27, 2022
numérotation des factures

C’est une tâche très simple. Presque insignifiante. Mais attention : mal numéroter vos factures peut vous coûter cher ! Pour chaque erreur, l’administration vous « facture » la coquette somme de 15 €. De quoi, à force, nuire à votre chiffre d’affaires et vous causer bien des tracas. 

Les règles sont pourtant assez simples. Nous vous expliquons ici comment les appliquer facilement.

Pourquoi utiliser des numéros de factures pour votre micro-entreprise ?

Tout d’abord parce que c’est la loi. La numérotation des factures est une mention obligatoire, prévue par le Code de commerce et le Code Général des Impôts.

De plus, cela permet de compléter le livre des recettes, qui est également obligatoire. Vous devez y reporter le numéro de chaque facture, en tant que pièce justificative. Soyez donc attentif : en cas de contrôle fiscal, l’administration passe au peigne fin toutes ces mentions.

Enfin, avec des chiffres bien ordonnés, vous classez mieux vos documents. Vous gagnez ainsi davantage de cette ressource chère aux auto-entrepreneurs : du temps !

Quelles sont les règles de numérotation des factures ?

La règle principale

Que vous émettiez votre facture à la main, à la machine ou encore en ligne, il faut impérativement faire apparaître dessus un numéro :

  • unique ;
  • basé sur une séquence chronologique (les numéros se suivent dans le temps dans l’ordre, par exemple : 001, 002, 003…) ;
  • continu et sans rupture (vous ne pouvez pas, par exemple, sauter du n°4 au n°6) .

Les autres règles de numérotation et obligations

De cette première règle découle une série d’autres :

  • Si la facture fait plusieurs pages, il faut noter le numéro sur chaque feuille.
  • Vous ne pouvez pas mettre de côté un numéro pour l’utiliser plus tard. Exemple, interdit de passer de la facture 10 à la facture 14, puis d’émettre les n°11, 12 et 13.
  • Vous n’êtes pas tenu de commencer par le chiffre 1, du moment que vous respectez la succession des numéros dans le temps. Vous voulez que votre client ignore que vous débutez ? Commencez par la facture 30, 50 ou même 100…

Puis-je supprimer une facture ?

Non, la loi est catégorique, vous ne devez supprimer aucune facture. C’est une rupture dans la numérotation et va à l’encontre de la règle principale. 

Vous n’avez pas non plus le droit de réutiliser le numéro d’une facture déjà annulée.

Faites plutôt un avoir qui vous permet de corriger le tir tout en gardant une trace dans votre comptabilité. Si vous avez sauté un numéro par erreur, il suffit de noter cette omission dans le manuel des procédures comptables.

Factures d’acompte : dois-je les numéroter aussi ?

Oui. La règle s’applique aussi. Vous devez les insérer dans la même série de numéros que celle des factures normales. Inutile d’en créer une autre.

Et la numérotation des devis ?

La loi ne vous oblige pas à numéroter vos devis. Ceci dit, on vous le conseille si vous voulez gagner en clarté et en organisation dans la gestion de vos documents.

Comment utiliser les préfixes pour la numérotation des factures ?

Une numérotation basique peut s’avérer insuffisante et même contre-productive. C’est pourquoi les auto-entrepreneurs optent souvent pour des notations élaborées.

gestion des factures

Modèle de facture avec un préfixe temporel 

Vous avez le droit d’utiliser des préfixes temporels à condition que vous respectiez la règle principale. Deux modèles se rencontrent la plupart du temps :

  • le modèle « année + numéro de facture », par exemple, pour l’an 2022 : 2022-001, 2022-002, 2022-003, etc. ;
  • le modèle « année + mois + numéro de facture », par exemple pour une facture émise en septembre 2022 : 2022-09-023, 2022-09-024, etc.

Quel que soit le type de notation choisi, nous vous conseillons d’éviter le plus possible de repartir à zéro. Sinon, vous risquez de créer sans vous rendre compte des numéros identiques. Cela arrive typiquement quand on change d’année et que, par mégarde, on inscrit l’ancienne année.

Même remarque pour les mois. Si vous voulez quand même redémarrer la série de chiffres, préférez le faire uniquement pour l’année.

Modèle de facture avec un préfixe autre

Pour les préfixes non temporels, comme les lettres, l’administration les autorise quand :

  • votre société possède différents sites de facturation : vente de produits d’un côté, prestation de services de l’autre ;
  • vos diverses catégories de clients n’adoptent pas les mêmes règles de facturation ;
  • vous avez recours à des systèmes de facturation multiples (support papier, informatique, etc.).

Que penser des logiciels de facture ?

Votre micro-entreprise a le vent en poupe ? Votre chiffre d’affaires décolle pour de bon ? C’est une excellente nouvelle. Mais cela signifie un volume de factures plus important à gérer.

Vous pouvez en ce cas vous aider d’un logiciel de facture qui facilite vos ventes. L’automatisation, via l’informatique, réduit considérablement le risque d’erreur. Le logiciel Tiime AE intègre cette fonctionnalité, au même titre que Henrri ou Facture.net (pour ne citer que ceux-là, mais il y en a bien d’autres). Ils sont également en ligne, ce qui apporte un plus dans la gestion de vos documents.

À noter que si votre micro-entreprise est redevable de la TVA, il faut prendre un logiciel qui respecte la loi Anti-fraude TVA.

Antoine

Dès la fin de ses études, Antoine s'est lancé dans l'entrepreneuriat et a immédiatement réussi à faire sa place dans le domaine du marketing digital. Grâce à son agence, il fait profiter les entreprises de ses compétences en matière de visibilité web.

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